Si no sabes cómo gestionar tu tiempo, hazlo como lo haría un cocinero. Pues es posible listar tareas como si se tratase de ingredientes y discernir las que deban cocinarse primero para cumplir un plazo.
Cocinar una tarea significa escoger el orden en que harás cada actividad, para conseguir que varias puedan ir produciéndose simultáneamente, y que el tiempo total sea el menor posible.
Esto no significa que hagas varias cosas a la vez, ya que puede ser improductivo, pero sí que mientras una labor se va gestando (bien porque la hayas delegado, o porque necesite un tiempo para llegar a su fin), puedas hacer otras cosas.
La idea no es que te quedes mirando cómo hierve el agua mientras cortas verduras, el concepto es que puedes concentrarte en cortar porque se está cocinando la pasta por su cuenta.
Imagina que tienes las siguientes tareas (con su tiempo de ejecución):
* Programar un pedido (10 min.)
* Enviar un email a Mabel (10 min.), tardará en responder 15 min.
* Enviar un email a Fefi con la respuesta de Mabel (5 min.).
* Revisar los pedidos que han llegado (10 min.). Delegarlo serán 5 min., y la otra persona lo llevará a cabo en 15.
¿Crees que podrías hacerlo todo en media hora?
«Me siento como un mosquito en una playa nudista: sé lo que quiero, pero no por dónde empezar».
(Steven Soderbergh, cineasta estadounidense)
En algunas grandes empresas, para organizar ciertos procesos o proyectos utilizan un Diagrama de Gantt o cronograma. Este diagrama es muy eficaz para ver el orden de las actuaciones y qué tiempo nos llevará cada una. Puede ser muy práctico, por ejemplo, para el proyecto de una reforma, ya que en un solo vistazo cada uno puede ver en qué momento comienza su tarea y qué debe suceder previamente. No se pueden arreglar las paredes sin antes hacer el suelo, y no se puede amueblar hasta haber pintado. Pero se puede ir trabajando en el jardín mientras otros trabajan en la casa.
Cuando cocinas, las pautas son muy parecidas. En una receta las tareas son los ingredientes, y todos necesitan un tiempo diferente de cocción, y un orden de elaboración.
Pensar como un cocinero también implica priorizar y tomar decisiones. Si tus peques llegan del cole a las 2:30, para luego volver a irse al turno de la tarde, lo ideal es que tengas la comida lista a esa hora para que coman caliente. Si te has retrasado más de la cuenta en el trabajo, y sólo dispones de media hora para cocinar, ¿te pondrías a hacer un asado? Será mejor dejarlo para el domingo.
Para tomar decisiones es necesario conocer bien qué implica la tarea y cuánto tiempo nos va a ocupar.
Cocinar una tarea, es ponerse en marcha cuanto antes, y mientras se cocina la actividad más larga ir haciendo las demás. Si te paras a separar cada ingrediente en un pequeño tarro y ponerlos todos en fila antes de empezar no estás siendo eficiente. A no ser que vayas a hacer un vídeo sobre esa receta para colgarlo en redes sociales, puedes agregar el cacao, la harina y el azúcar directamente del paquete; usar la misma cuchara para medir la leche y el aceite; batirlo todo con un huevo en la misma taza, y tener un “Brownie de 3 minutos” en cinco minutos.
«quien fracasa en la planificación, planifica su fracaso».
(Robin Sharma – El monje que vendió su Ferrari)
Cuando llegues a tu trabajo, previamente tienes que planificarte. Los cocineros no llegan e inmediatamente se ponen a cocinar, ni acuden al lugar de trabajo justo a la hora en la que abre la cocina al público. Primero tienen que encender los fuegos, el horno, preparar las elaboraciones, las salsas…
Al igual que cuando haces una receta, es recomendable leerla primero al completo, y luego de nuevo paso a paso. Léete toda la lista de cometidos que tienes para hoy y organízalo.
Quizás ya tengas ordenadas y bien especificadas todas las tareas que debes hacer, igual que cuando vas al frigorífico a coger los ingredientes que necesitarás ese día para el menú. Si no, tendrás que hacer una lista improvisada, como cuando vas a la compra.
Cuantas más responsabilidades tenga tu cargo, más grande es tu cocina. Si no puedes hacerlo tú todo, tendrás que delegar. No puedes dedicarte a pelar patatas u ordenar algunas cajas en el almacén mientras hay tareas más importantes que deberías estar haciendo, como cocinar un buen solomillo, o cerrar un trato con un proveedor que te dará comisiones por ventas de su producto.
Tómate un tiempo, si fuese necesario, para explicar bien la tarea que quieras delegar, para asegurarte de que se ejecuta como esperas.
Y es muy importante hacer un seguimiento. Revisa las acciones que delegues, en mayor o menor medida, según la receta. Hay tareas de las que puedes despreocuparte más, y otras que tendrás que estar removiendo a cada poco. Si la persona en quien has delegado es digna de confianza quizás puedas despreocuparte más, pero si tu olla se pega, no puedes perderla de vista. Y quizás no debas encomendar un buen pescado a una sartén gastada.
¿Alguna vez te has ido, con la olla al fuego, y para cuando te has acordado el agua se había evaporado por completo y todo se había quemado? Pues esto es lo que pasa con los proveedores o comerciales cuando les pides algo que no les gusta. Cuando solicitas una devolución de producto, por fin de campaña o por defectuoso, por ejemplo; te dirán que sí, que sí, pero como no insistas una y otra vez se harán los locos hasta que se te pase el plazo. Ponte una alarma si hace falta para que no se te pase el arroz.
David Allen, consultor e instructor de productividad, nos regala un truco que también es muy efectivo: la Regla de los dos minutos, que dice que “cualquier tarea que pueda completarse en menos de dos minutos debe hacerse inmediatamente.”
Yo la he utilizado a menudo, ya que, después de aplazar las cosas para cuando “tuviese tiempo”, descubrí que vivía en una utopía. Nunca llegaba a tener ese tiempo para las cosas pequeñas y se acumulaban, acrecentando además mi sensación de agobio.
Esta tarea que te lleva tan sólo dos minutos es más apremiante si surge de una petición de un compañero de trabajo, que necesita de la realización de esa tarea para seguir avanzando en su cometido.
Siguiendo con el ejemplo de la cocina te lo ilustro: si un camarero viene buscando el postre de una comanda que te ha enviado, ¿esperas a terminar la paella de la orden anterior? Lo más sensato es dar el postre al camarero lo antes posible, porque además, los clientes de esa mesa podrán terminar antes, se irán, y quedará una mesa libre para que otro grupo se siente.
«-¿Crees que hace un tiempo como es debido?
(Terry Pratchett – Ritos Iguales)
-Mmm.
-Pues dijiste que me enseñarías magia de verdad a su debido tiempo».
Tener a una persona de pie junto a ti esperando una respuesta es de lo más improductivo que hay.
Ganarás tiempo si consigues que todos los fogones estén trabajando conjuntamente de manera eficiente.
Según tu puesto de trabajo, ya sabrás que por mucho que planifiques tu jornada, siempre saldrán imprevistos. Cuando hagas tu lista para el día ten en cuenta esto también. Igual que en una cocina, puedes planear un menú, pero siempre habrá alguien que prefiera escoger algo de la carta. Debes estar preparado también para los contratiempos y asumir que éstos llegarán y desestabilizarán tu cronograma.
Debido a esto, es esencial que sepas qué tareas pueden adelantarse al servicio y cuáles no. No puedes servir un chuletón que se haya cocinado hace horas, pero nadie espera que te pongas a elaborar un postre desde cero cuando un cliente te lo pide. En cualquier tienda, debería hacerse la reposición en las horas previas a la apertura, pues en ningún restaurante dejarían, que sus pedidos llegasen un domingo a medio día.
Todas las tareas que no requieran ejecutarse en horario de atención al cliente deberían realizarse antes, en la medida de lo posible. Como mencionaba, la reposición de una tienda, o un inventario, por ejemplo.
Por otro lado, hay tareas perfectas para realizar en momentos ociosos.
Cuando tienes un trabajo en el que no paras, si tienes un espacio de calma te asaltan pensamientos del estilo: «debería estar haciendo algo, pero no sé qué», «siempre digo que no tengo tiempo para… ahora es el momento, pero no recuerdo qué tengo pendiente».
Te será muy útil, no sólo anotar todo lo que tienes que hacer, (porque algo se te olvidará seguro), si no tener una lista de cosas que ejecutar, tanto tú como tu equipo, en momentos de baja afluencia de clientes. Desde limpiar y ordenar, hasta adelantar tareas complejas como preparar un inventario.
En resumen, lo importante es tener claro qué pasos vas a dar para conseguir tu objetivo, y buscar la mejor forma de optimizar el tiempo.
Al igual que con la cocina, te equivocarás y alguna vez te tocará comerte las patatas crudas y el pescado pasado, pero cuanto más practiques mejor te saldrá cada vez y más intuitivas y rápidas serán tus decisiones.
Deliciosooo♥️